O mundo está se transformando. A velocidade das informações que chegam até nós, a quantidade de informações que consumimos, tudo isso está causando uma transformação, não apenas na sociedade, mas, também, na área jurídica e no mercado jurídico.

Os clientes, hoje, querem alcançar os resultados cada vez mais rápido. Querem ter acesso ao maior volume possível de informações, em menor tempo e com muita qualidade. Frente a isso, os escritórios de advocacia precisam estar preparados. Mas, como um escritório, que atua no modelo tradicional, pode se inserir na advocacia 4.0?

Não há uma resposta definitiva. O que existe é um caminho possível, já trilhado por grandes escritórios, que se tornaram altamente competitivos. É uma jornada que requer certas competências, investimento em estrutura e tecnologia, e criação de fluxos de trabalho para performar e fazer parte do novo universo vivenciado pela advocacia.

5 competências essenciais para fazer parte da advocacia 4.0

1. Cultura Data Driven

No centro da cultura data driven está a decisão baseada em dados estruturados. Para a implantação dessa cultura, é preciso focar em:

Controladoria

A cultura data driven depende do controle de todas as etapas de um processo judicial dentro do escritório. Desde o cadastro, até o encerramento, passando por todas as etapas de produção jurídica, operacionais e obrigação de fazer, etc.

O desenho dos fluxos de trabalho é a ferramenta ideal para gerar esse controle, manter o padrão de organização e segurança no escritório e fomentar a cultura data driven. Dessa maneira, evita-se que cada profissional de advocacia realize as atividades sob sua responsabilidade de forma diferente, comprometendo o padrão e a eficiência.

O fluxo organizado trata os processos dentro do escritório do início ao fim. Essa organização também permite identificar, entre tantas atividades, aquelas que são realmente jurídicas daquelas que são operacionais.

Assim, é possível delegar as tarefas jurídicas para profissionais de advocacia e as tarefas para auxilares administrativos. Com isso, o escritório ganha em eficiência e consegue reduzir custos. Especialmente porque fica bem estabelecido qual é a responsabilidade de cada um da equipe dentro do fluxo de trabalho.

Análise de indicadores

Identificar e separar, de todo o universo de indicadores, o que é indicador de performance (KPI) e o que é indicador de risco (KRI) é o “coração” da cultura data driven.

É comum os gestores jurídicos prestarem mais atenção aos KPIs. Entretanto, os KRIs possuem o mesmo grau de importância. Por exemplo, na análise do volume de acordos, em que o indicador de performance é o volume de acordos celebrados, haverá algum efeito prático olhar para esse número somente no fim do mês ou de um ciclo de planejamento?

A análise do indicador de risco, que nesse exemplo é o número de casos enviados para negociação, permite identificar a origem do problema, ou seja, porque possivelmente os acordos não serão feitos. Assim, é possível reformular as estratégias para que o resultado de performance seja alcançado. Significa, portanto, que a atenção aos KRIs deve ser constante. Olhar para os indicadores no fim de um de mês ou de um ciclo também não terá qualquer efeito prático.

Função do Controller

Toda cultura data driven detém (ou deveria deter) um “guardião” no escritório de advocacia. Essa é a função do controller, que é quem consolida a cultura data driven. Nem sempre essa missão pertence a profissionais de advocacia, pois, quem atua na área do Direito pode não se identificar com ela.

O controller também não precisa ser necessariamente uma única pessoa, e sim ser tarefa de uma equipe, responsável por desenhar os fluxos de trabalho, cuidar para que o processo seja cumprido, analisar os indicadores, em busca do aperfeiçoamento dos resultados do escritório, da performance, entre outros resultados.

2. Design thinking na advocacia 4.0

O design thinking facilita o desenvolvimento de soluções criativas. Aliás, esse é o propósito dessa metodologia: criar ideias e insights para resolver um problema. Por exemplo, quando profissionais de advocacia têm uma defesa para realizar sobre um determinado assunto, sem ter acesso a certo subsídio, qual é a alternativa?

É necessário usar a criatividade e inovar para encontrar as possíveis soluções. Inserir isso no dia a dia do escritório de advocacia depende do domínio das técnicas de design thinking:

  • empatia: colocar-se no lugar do cliente, entender como funciona o produto que ele oferta, o negócio como um todo e a operação do empreendimento.
  • Colaboração: dividir a situação com a equipe de profissionais de advocacia para propor conjuntamente soluções e alternativas.
  • Experimentação: criar uma tese nova, como resultado da inovação.

Aqui, há um mito a ser derrubado. Muitas vezes, há a ideia de que inovação é algo somente relacionado à tecnologia, quando, na verdade, é possível inovar na forma de pensar.

Como resultado do design thinking, pode surgir uma comunicação mais direta e efetiva com o Judiciário, que passa pela elaboração de peças jurídicas mais objetivas, que comunicam claramente qual é o objeto jurídico. Nesse intuito, podem ser esboçados fluxos, inclusas imagens de telas de sistemas e o que mais for possível para que o conteúdo seja compreendido de forma clara.

3. Technology minded

Techonology minded significa mentalidade tecnológica, em português. O termo é usado para definir pessoas que são incentivadoras do uso de tecnologia e que sabem que as soluções tecnológicas auxiliam profissionais de advocacia na execução das atividades.

Uma pessoa com mentalidade tecnológica é aquela que acredita e estimula o uso de determinados recursos para gerar ganho de eficiência, tais como:

Automação

Devido ao volume de informações disponível, somado à quantidade de dados que circulam nos sistemas dos escritórios, é preciso haver o processamento rápido de todas essas informações. Soluções de automação atendem a essa necessidade e permitem deixar para os robôs a realização de tarefas repetitivas. Dessa maneira, a equipe jurídica pode concentrar-se nas tarefas intelectuais.

Jurimetria

A jurimetria pode ser definida como a análise de dados estruturados dos processos judiciais, extraídos das informações públicas disponibilizadas pelos Tribunais brasileiros.

Essa análise possibilita saber, por exemplo, qual é o tempo médio de duração dos processos, quais ações estão concentradas em determinadas comarcas, quais processos são julgados por determinado Juiz, quais causas pertencem a certo advogado, etc.

Contudo, para obter essas informações, é preciso haver a contribuição do escritório de advocacia nas etapas de calibragem e interpretação dos dados.

Calibragem

Para que se possa confiar nos números apresentados por uma solução de análise de dados, é preciso configurar essa solução. Faz parte da implementação observar se os números apresentados fazem sentido. Isso só é possível com a colaboração de profissionais de advocacia. Essa contribuição, inclusive, gera economia de tempo, já que facilita a interpretação dos dados.

Interpretação dos dados

Uma vez feita a calibragem, os números precisam se tornar compreensíveis, ou seja, é necessário interpretá-los. As ferramentas disponíveis para isso são os pareceres e as análises críticas.

A jurimetria expõe as probabilidades de ganho dos processos. Entretanto, não consegue determinar a razão que torna maior a possibilidade de ganho em determinadas ações ou em certos Tribunais. Essa análise para identificar os motivos relacionados a cada questão depende do trabalho de profissionais de advocacia, responsáveis pela elaboração de pareceres técnicos ou jurídicos após a leitura e observação das teses.

4. Inteligência artificial

A advocacia 4.0 pode valer-se da inteligência artificial de algumas maneiras. Uma delas é na leitura de documentos. É possível usar soluções com tecnologia de inteligência artificial para ler publicações, intimações e sugerir o agendamento dos prazos.

Em um universo de quatro mil publicações por dia, o tempo que uma solução de inteligência artificial pode levar para ler esse volume de informações e sugerir os prazos para cada etapa do processo é de aproximadamente quatro minutos. Essa medição foi feita pelo escritório de advocacia Chalfin, Goldberg, Vainboim & Fichtner Advogados Associados.

Hoje, a maior fragilidade dos escritórios está justamente no agendamento dos prazos. Por essa razão, possuir uma ferramenta capaz de auxiliar nessa questão representa um ganho de tempo e redução de custo para o escritório de advocacia, pois, minimiza o risco de haver perdas em função do descumprimento de um prazo.

5. Business Minded na advocacia 4.0

Business Minded é outro termo do inglês que significa mentalidade de negócios. Dominar as técnicas para desenvolver o negócio jurídico é essencial para profissionais de advocacia.

Por exemplo, a elaboração de um planejamento estratégico para definir metas, objetivos e monitorar o alcance dessas metas e desses objetivos. Também, como usar essa estratégia no projeto jurídico de um cliente, para melhorar os resultados das estratégias judiciais.

Utilizar essa ferramenta de planejamento, mais o process management para gerenciar o projeto de um cliente e cuidar de cada etapa, são elementos que compõem a mentalidade de negócios. Realizar uma análise SWOT para identificar as forças e as fraquezas de um cliente também é uma técnica de negócios que pode gerar resultados de forma mais rápida e que faz parte do business minded.

Conclusão

A partir da aplicação das competências corretamente, os resultados se potencializam de maneira mais ágil. A questão é desenvolvê-las para que se tornem um diferencial competitivo do escritório de advocacia.

A advocacia 4.0 detém pouco espaço para profissionais de Direito que não se atualizam, estão pouco preparadas e não cultivam o interesse em fazer parte do novo cenário do mercado jurídico e da transformação que ocorre na área jurídica.

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