Embora os advogados sejam resistentes à mudança, elas estão acontecendo. Hoje, uma parcela da advocacia tradicional e conservadora está cedendo espaço para o chamado escritório digital.

Diferentemente dos escritórios tradicionais, que contam com dezenas de pessoas na equipe, entre secretárias, recepcionistas, financeiro, administrativo, copa e cozinha, vigilante noturno e diurno, motoboy, advogados, estagiários, o escritório digital é formado por um número menor de profissionais. A maioria, advogados.

A evolução do processo físico para o digital é o que possibilitou esse novo formato para os escritórios de advocacia, que rompe com as rotinas limitantes, formalismos e a gestão vertical.

É uma nova forma de enxergar a advocacia, que vai além da adoção de sistemas de inteligência artificial. A advocacia digital genuína busca gerar inovação, qualidade de vida, produtividade e sustentabilidade.

O processo eletrônico tornou praticamente desnecessária a adoção de papéis. Ao observar atentamente, já se percebe que muitos escritórios de advocacia recebem os documentos necessários por intermédio da nuvem e se comunicam com clientes pelo WhatsApp.

Com esses novos meios de se relacionar, em um mundo em que os cartões de visita podem ser substituídos pelo Instagram, a flexibilidade e economia do escritório digital desconstrói o modelo da advocacia tradicional.

Formular, porém, um novo modo de advogar não é simples. Primeiro porque torna necessário abandonar conceitos já institucionalizados. Segundo, porque requer a contratação das soluções certas para ter o mínimo de sucesso.

O que não pode faltar no escritório digital

1. Frequentar eventos de inovação e tecnologia

Embora sejam realizados no Brasil muitos eventos de tecnologia, os advogados não participam desses eventos. Entretanto, para saber quais soluções contratar para fazer a transição do escritório para o digital, é importante estar presente nesses eventos e escutar o que há de novidade sobre as relações de trabalho e softwares.

2. Entender o que pretende fazer

O mundo, como ele se apresenta atualmente, com soluções de inteligência artificial e para automatização de tarefas, não irá mudar. O importante é o advogado entender o que pretende desempenhar ou apresentar como diferencial dentro dessa realidade. Além de ter a coragem de mudar.

3. Testar

Um grande diferencial do escritório digital é que ele não precisa de um endereço físico. Portanto, não há a necessidade de se ter uma sede. Mas se há dúvida de como isso funciona na prática, há que se testar esse modelo de atuação e observar os resultados.

Sem uma sede fixa, há a possibilidade de o trabalho ser feito em coworkings, cafés, em um parque, na praia ou até mesmo dentro de um barco.

4. Acreditar na tecnologia

A tecnologia é o grande condutor da inovação, mas o que caracteriza toda e qualquer mudança é a forma de se ver e compreender o mundo tecnológico.

É preciso acreditar na tecnologia e tê-la como uma aliada para atuar em um escritório digital. Principalmente porque para ele existir, é necessário:

  1. adotar um software de gestão dos processos judiciais e administrativos;
  2. uma forma de se comunicar internamente e com o cliente;
  3. ter um sistema de gestão administrativa;
  4. novas formas de captação no mundo digital;
  5. software para análise de dados.

5. Cuidar da imagem da marca

Ser digital significa que é necessário ser muito cuidadoso com o que é compartilhado digitalmente. Especialmente se o escritório não existe fisicamente, não possui mais uma grande sede, cartão de visitas, auxiliar contábil, nem arquivos com pastas cheias de papel.

6. Dar atenção à gestão coparticipativa e humanizada

A tecnologia é um grande pilar para que o escritório exista digitalmente. Mas não dá para deixar de lado a humanização na advocacia, na gestão da equipe e na gestão administrativa. A tecnologia é um complemento para isso, para a gestão horizontalizada e transparente.

Ao dar acesso para a equipe a todas as informações que constam nos contratos sobre valores contratados, forma e data de pagamento, as pessoas ganham o poder de opinar, inclusive sobre aquilo que consideram que poderia ser melhorado.

Sem essa abertura, dificilmente uma pessoa se sente à vontade para agregar valor e contribuir como parte importante do contexto da advocacia.

7. Comunicar da maneira certa

Não é preciso que a equipe esteja no mesmo espaço físico para o trabalho fluir se a comunicação ocorrer da maneira correta. Em um case sobre a experiência em ter um escritório 100% digital, a advogada Carolina Vasconcelos conta sobre a experiência da equipe em trabalhar com um dos advogados residindo em Portugal. “Ninguém sente a falta física do colega porque o processo de comunicação é impecável”, reforça.

Com isso, ela reitera que é possível se comunicar e gerir os processos digitalmente, não importa onde as pessoas estejam. “O importante é que a estrutura esteja bem montada”.

8. Ter parcerias

Ninguém é obrigado a saber tudo. Parceiros podem agregar ao advogado a expertise que sobre a qual não tem domínio.

Os tempos são outros e no que vivemos, hoje, não há porque o advogado adquirir um grande conhecimento sobre tudo para gerir o negócio. O que é preciso é criar grandes parcerias.

9. Inovar

Inovar já não é mais uma escolha. Recusar-se a promover transformação na forma fixa de pensar, agir e trabalhar, o risco é permanecer no grupo de pessoas que decidem inovar tardiamente, quando já não tem como conquistar novos espaços.

Inovar e transformar a maneira de praticar a advocacia está diretamente relacionado à contribuição que se espera dar ao mundo como profissional.

O mundo está evoluindo e a tecnologia é grande parte dessa evolução. O escritório digital é só mais uma possibilidades entre tantas que ainda virão. O desafio, agora, é criar, inventar, e desenvolver soluções. Encontrar uma maneira de trabalhar nesse novo mundo requer a coragem de mudar e inovar.

Uma forma de promover a mudança é adquirir outros conhecimentos. Os eBooks sobre Legal Analytics e Volumetria falam sobre novas formas de usar a tecnologia e os dados nos escritórios de advocacia. É um bom (re)começo!