Atualmente, um dos principais gargalos na rotina de trabalho nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é o gerenciamento de arquivos. Estudos indicam que o profissional perde até 6 horas por semana com esse tipo de tarefa. Afinal, estatisticamente, um em cada quatro trabalhadores não cumpre as regras e políticas de gerenciamento e armazenamento de arquivos nos sistemas disponíveis.

O Judiciário caminha na velocidade da transformação digital. Por isso, advogados e advogadas não têm tempo a perder com trabalhos burocráticos, que nada acrescentam ao atendimento ao cliente e à elaboração de estratégias jurídicas. É cada vez mais impensável exigir que o profissional se concentre no gerenciamento de arquivamentos nos mais diversos sistemas internos de um escritório ou departamento jurídico. E a falta de uma boa gestão de documentos ocasiona em um desperdício muito grande de tempo para encontrar as teses que fariam sentido para um processo.  

Segundo uma pesquisa realizada pela consultoria IDC, advogados e profissionais do Direito perdem até 2,3 horas por semana procurando, mas não encontrando, os documentos certos, e outras 2 horas recriando documentos que não podem ser encontrados. Ao todo, o tempo perdido na criação de documentos e nas atividades de gerenciamento de arquivos custou às empresas ou escritórios R$ 15.000,00 por advogado ao ano ou uma perda de 9,8% na produtividade total do escritório ou departamento jurídico.

Funcionalidade do Convex Legal Analytics facilita o gerenciamento de arquivos

O Convex Legal Analytics é uma solução desenvolvida pela Softplan para potencializar os resultados dos escritórios de advocacia e departamento jurídicos. O sistema oferece uma volumetria robusta de dados para o apoio na tomada de decisão, e conta com funcionalidades que facilitam o entendimento do universo jurídico no qual o advogado está inserido. Com isso, é possível não só aumentar o faturamento e a performance, mas também a produtividade da operação.

Nesse sentido, uma das funcionalidades do Convex Legal Analytics que ajudam na rotina dos escritórios e departamentos jurídicos é o Text Miner. Trata-se de um minerador de busca textual nos documentos dos processos por palavra-chave. Com facilidade, ele busca por palavras chave ou seja temas específicos dentro dos autos e das movimentações dos processos presentes na base de dados.

Veja como funciona:

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Com apenas alguns cliques, e utilizando alguns operadores simples de pesquisa como “e”, “ou” e “não contém”, o Text Miner possibilita ao usuário fazer descobertas que nenhum outro sistema de jurimetria é capaz de oferecer. Essa pesquisa dá acesso aos autos e a movimentos específicos que de fato trazem insigths orientados a dados. Isso economiza o tempo de busca de documentos e facilita o entendimento de determinado tema para a construção de sua tese específica.

A pesquisa realizada no Convex Legal Analytics pelo Text Miner pode ser transformada em um filtro que alimenta todos os gráficos e indicadores na plataforma de volumetria. Assim, é possível apresentar, além das teses que foram utilizadas para êxito em determinado tipo de assunto, as visualizações gráficas dos dados em cima desta pesquisa.