Haviam aproximadamente 80 milhões de processos em tramitação na Justiça brasileira no fim de 2019. Os dados são do Relatório Justiça em Números desse mesmo ano. Em uma conta básica, significa cerca de 200 mil processos em trâmite por dia nos Tribunais do país.

Esse volume de ações judiciais contém algo valioso para o exercício da advocacia atualmente: uma infinidade de dados que podem contribuir para a definição das estratégias jurídicas das empresas. Portanto, para a gestão data driven dos departamentos jurídicos.

Faz algum tempo que as empresas de tecnologia perceberam o quanto os dados públicos disponíveis nos Tribunais podem colaborar com o mercado jurídico e tornar as empresas mais competitivas. Sendo assim, investiram na elaboração de soluções de legal analytics para dar suporte à gestão data driven dos departamentos jurídicos.

Agora, depende dos gestores desses departamentos entenderem a importância dos dados para a advocacia e a implantação do passo a passo para tornar a tomada de decisão voltada a dados uma realidade nas empresas.

Gestão data driven: por onde começar?

1. Entenda os dados

Como já dito, os processos geram uma infinidade de dados. Assim como o excesso de informação tira o foco daquilo que é importante, as diversas possibilidades de combinações de dados pode entravar os projetos pela falta de base para começar. Sendo assim, a primeira ação para dar o start na gestão data driven é entender o que falta para o departamento jurídico ter uma melhor performance. Agora, como fazer isso?

Há um jeito muito simples de definir quais dados buscar primeiro. É quase como aquele jogo de completar a frase que muitas pessoas já jogaram quando criança: por que nosso departamento jurídico ainda ….?

Alguns dos complementos possíveis são:

  • não consegue provisionar corretamente?
  • perde muitas ações judiciais?
  • não conseguiu reduzir o número de litígios da empresa?
  • não consegue elaborar pareceres assertivos?

A partir de questionamentos assim, já é possível entender os tipos de dados necessários para gerar as respostas de que a gestão data driven do departamento jurídico necessita. Para o primeiro dos questionamentos, por exemplo, basta compilar os dados que digam quanto saiu do caixa da empresa em um determinado período para as expensas judiciais. A observação desses números pode indicar como a empresa deve organizar as finanças para evitar surpresas desagradáveis. Ainda, quais ações podem trazer mais resultados, como a redução desses custos. Por fim, contribuir para o próximo passo: a definição das métricas de performance.

2. Defina as métricas de performance para a gestão data driven

As métricas de performance ajudam os departamentos jurídicos a medir seu desempenho. Além disso, elas são importantes para uma boa gestão data driven.

As perguntas acima podem ser um bom caminho para definir essas métricas. Afinal, abordam uma questão importante, inerente a todo gestor de departamento jurídico: orçamento.

Especialmente essa métrica não pode faltar porque ela fala muito sobre o desempenho do departamento jurídico. Também, ajuda a entender quanto custa determinado tipo de caso e a planejar iniciativas para diminuir esses valores.

Controlar os custos com processos é fundamental, por isso, esse deve ser um indicador de performance permanente. No entanto, não é o único que pode contribuir para a performance do departamento jurídico.

Acompanhar o número de processos, separando-os por área, a quantidade de processos ganhos e perdidos, de consultas e de contratos, os impactos dessas ações no departamento jurídico, além da quantidade de acordos e condenações, entre outras métricas, também contribuem para que o departamento jurídico possa evoluir na gestão data driven.

3. Centralize as informações

É preciso olhar frequentemente para os dados quando se opta pela gestão data driven. Sendo assim, mantê-los centralizados otimiza o acompanhamento e evita que fiquem dispersos e se percam.

Em algumas equipes, há profissionais de advocacia cuja única função é garantir que os dados sejam alimentados corretamento para serem compilados com exatidão. Eles têm o papel de controller, essencial para a coleta e leitura assertiva dos dados.

Sem esse acompanhamento adequado, os dados podem ficar dispersos, perderem-se facilmente e haver um subaproveitamento do potencial de informações contidas neles. Por essa razão, deve haver todo o cuidado e investimento possível para que os dados sejam analisados conjuntamente.

4. Contrate um software jurídico

Os departamentos jurídicos podem coletar os dados e reuni-los para analisá-los de outras maneiras que não sejam com ferramentas tecnológicas desenvolvidas especificamente para facilitar essas análises. A questão é que abrir mão dessas ferramentas exigirá da equipe maior dedicação à apuração das informações. Portanto, fará com que os profissionais tenham de ocupar boa parte do seu tempo com a compilação dos dados ao invés de se dedicar a questões mais estratégicas. Consequentemente, isso pode refletir diretamente na percepção de valor do departamento jurídico. Dessa maneira, é preciso pesar se vale o risco.

Será melhor economizar na contratação do software e ocupar a equipe com algo que pode ser automatizado ou investir na performance do departamento jurídico como um todo e contribuir para a empresa ganhar competitividade?

É importante salientar que um software de legal analytics não só facilita a seleção dos dados, como torna mais fácil visualizá-los e interpretá-los. Há mais tempo para pensar em ações estratégicas e fortalecer a gestão data driven. Contudo, a questão é saber como contratar a solução certa. Neste post há dicas para não errar nessa escolha: Software de jurimetria: o que saber antes de contratar.