Entra ano, sai ano, a redução de custos continua entre os objetivos das empresas e clientes de escritórios de advocacia. O corte de gastos é uma cobrança constante feita a departamentos jurídicos e escritórios. Afinal, processos geram custos e, dependendo do caso, custos que influenciam negativamente nas margens de lucros.

Nenhuma empresa, assim como nenhum cliente do escritório, planeja ver o lucro diminuir em função de ações judicais. Muito pelo contrário. Espera, sim, diminuir o volume de processos que detém e aumentar os recursos em caixa para investir ou aumentar a margem de lucro.

No entanto, em uma primeira análise, parece que não há como atingir esse objetivo sem usar a fórmula já conhecida: reduzir custos é igual a cortar gastos e diminuir o número de colaboradores na empresa.

Há anos e anos é isso o que os empreendimentos adotam como prática, pois é a fórmula básica para aumentar a rentabilidade. Mas, em tempos de análise de dados, outras possibilidades surgem, de maneira que cortes de gastos tornam-se boas práticas de sustentabilidade e o enxugamento das equipes só é necessário em caso de reestruturação da organização.

Quais possibilidades são essas e quais resultados práticos surgem da sua aplicação são respostas importantes para entender como os dados podem ajudar na redução de custo das empresas. Vamos a elas.

Maneiras de aplicar análise de dados para a redução de custos

Os dados vem alcançando cada vez mais importância. No meio empresarial, muitos negócios têm aderido à cultura data driven para se tornarem mais estratégicos. Um dos poucos segmentos que ainda não se inseriu ou se insere com menos velocidade nesse meio é o jurídico.

Escritórios de advocacia que já compreenderam o poder da análise de dados estão utilizando-os para serem mais estratégicos. Especialmente nessa questão de inteligência de dados.

O que eles perceberam é que os dados já estão à disposição. Até mesmo os financeiros. Só é preciso haver uma forma de compilá-los para dispô-los em conjunto e, assim, obter um panorama geral da situação financeira que permeia as ações judiciais.

Portanto, escritórios e departamentos jurídicos deixaram de olhar isoladamente para a questão dos valores financeiros que compõem os processos e a ver essa informação de forma mais ampla. Alguns até automatizaram essas análises com o uso de um software de legal analytics para poder serem mais produtivos e obter informações mais fiéis. O que conseguiram com isso foi promover uma redução de custo com embasamento em informações centralizadas e análise detalhada.

1. Custos com escritórios de advocacia

É fato conhecido que departamentos jurídicos contratam serviços de escritórios de advocacia para atender algumas de suas demandas. O mesmo fazem os escritórios de advocacia, com a contratação de correspondentes jurídicos.

Nesse contexto, o que a análise de dados propicia é a compreensão sobre os valores pagos em honorários advocatícios, em comparação com os resultados gerados por esses profissionais. O cruzamento das informações levantadas nas análises de dados pode demonstrar, por exemplo, qual escritório ou profissional de advocacia está recebendo mais e apresenta menos resultado. A partir dessa comparação, é possível estudar formas de ter um retorno maior com honorários mais justos.

2. Acordos x sentenças

Fazer um acordo ou deixar o processo tramitar? Profissionais de advocacia respondiam a essa pergunta (e alguns ainda respondem) pelo feeling, com base em experiências, nunca com base em fatos.

Nisso, um valor considerável das empresas e dos clientes podiam seguir por um gargalo sem fim. No acúmulo de um período, o montante podia ser tanto que chegava a assustar. Tudo devido à falta de análise de dados.

Hoje, a análise de dados identifica, pelo histórico dos processos, quais foram os momentos mais adequados para realizar os acordos. Visualizar a carteira de clientes dessa forma permite tomar decisões mais assertivas, capazes de contribuir com a redução de custos.

3. Tempo e produtividade

O que acontece com um profissional que não é produtivo? É retirado da equipe, certo?! E o que geralmente acontece com um profissional que está sobrecarregado? Estuda-se a possibilidade de aumentar a equipe já que há trabalho para mais uma pessoa, não?!

Até nessa decisão a análise de dados pode influenciar. Digamos que a razão da sobrecarga seja o tempo despendido para pesquisar, analisar e interpretar as peças processuais para elaborar uma defesa. De fato, executar todo esse processo manualmente demanda horas de trabalho que talvez profissionais de advocacia não detenham.

A análise de dados otimiza essa tarefa, pois pode indicar processos com maior número de procedência e, a partir disso, direcionar a pesquisa por palavra-chave das peças processuais em que se inspirar para obter o mesmo resultado.

Com isso, sobra ao profissional de advocacia tempo para o trabalho intelectual, já que a parte repetitiva da sua atividade foi desempenhada pela análise de dados. Dessa maneira, diminui-se a carga de trabalho e dispensa-se a ideia de acrescentar novos membros à equipe. Ainda que não haja uma efetiva redução de custos, evita-se onerar a empresa com folha de pagamento. Sem contar que a longo prazo, a maior produtividade do profissional pode contribuir com o aumento da margem de lucro.

É de suma importância entender como a análise de dados pode contribuir para a redução de custos da empresa. No eBook Inteligência de Dados
Como tornar o escritório de advocacia um centro de resultados
é possível entender como o escritório Chalfin, Goldberg, Vainboim & Fichtner faz isso de forma ainda mais prática.